ทุกวันนี้ เราคงจะเห็นได้ว่า  ระบบ IT ถูกนำมาใช้ในทุกธุรกิจ ตั้งแต่ใหญ่มากๆจนถึงเล็กมากๆ แม้แต่ร้านค้าที่มีพนักงานแค่ 2-3 คน ก็ไม่แปลกอะไรที่จะมีคอมสักตัวสำหรับเช็คสต็อก, เปิดบิล

แน่นอนว่า ระบบ IT เข้ามาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานอย่างมหาศาล อีกทั้งยังช่วยลดความผิดพลาดของพนักงาน ยิ่งความสามารถของฮาร์ดแวร์พัฒนาสูงขึ้นเรื่อยๆ ระบบ IT ก็พัฒนาตามขึ้นไป

อย่างไรก็ตาม ในบางครั้งการนำระบบ IT เข้ามาใช้ก็อาจจะทำให้เกิดหายนะได้เช่นกัน เช่น ในกรณีของ ธนาคาร JP Morgan ในสหรัฐ เมื่อปี 2012 เมื่อระบบ  IT ใหม่ที่ตั้งใจออกแบบมาเพื่อช่วยในการวิเคราะห์ความเสี่ยงทำงานผิดพลาด ส่งผลให้ธนาคารสูญเสียถึง 6,000 ล้านเหรียญสหรัฐ

เช่นนั้นแล้ว เราจะป้องกันหายนะจากการนำระบบ IT ใหม่เข้ามาใช้ได้อย่างไร?

งานวิจัยในปี 2005 ของ Lancaster University ประเทศอังกฤษ  ชี้ให้เห็นว่า โอกาสที่ระบบ IT ใหม่จะประสบความสำเร็จนั้นในองค์กรขนาดใหญ่นั้น ขึ้นอยู่กับความชัดเจนในเป้าหมายที่ต้องการของผู้บริหาร ความเข้าใจอย่างถ่องแท้ในเป้าหมายที่ต้องการจะทำให้ผู้ออกแบบโปรแกรมสร้างโปรแกรมที่เกิดประโยชน์สูงสุดแก่ผู้ใช้งาน คุณลักษณะที่ไม่จำเป็นรังแต่จะเพิ่มค่าใช้จ่ายให้กับโปรเจกต์ และทำให้ระบบใช้งานได้น้อยลง

ทางด้านเทคนิค ในส่วนของความสามารถและคุณลักษณะต่างๆของโปรแกรมนั้น ปัจจุบันนี้มีเครื่องมือมากมายที่เข้ามาช่วยเหล่าโปรแกรมเมอร์ให้งานเขียนโปรแกรมง่ายขึ้น แต่ปัจจัยที่สำคัญที่สุดคือ ความเข้าใจและการสื่อสารกันภายในองค์กรระหว่างผู้ใช้งานไปจนถึงผู้บริหารระดับบน ผู้ใช้งานระดับปฏิบัติการจะต้องเข้าใจว่า ทำไมถึงจำเป็นต้องใช้ระบบ IT ใหม่นี้ ต้องเข้าใจในประโยชน์ที่ได้รับ และ ตัวพนักงานต้องได้รับการฝึกอบรมการใช้งานที่มากพอ รวมไปถึงสามารถให้ความเห็น จุดบกพร่องต่างๆ เพื่อนำไปพัฒนาปรับปรุงแก้ไข

ในบางองค์กร ความล้มเหลวในการใช้ระบบเกิดจากการต่อต้านการเปลี่ยนแปลงของพนักงาน ซึ่งอาจจะเนื่องมาจากพนักงานกลัวจะสูญเสียความสำคัญไป หรือกลัวจะตกงาน ซึ่งในส่วนนี้ ผู้บริหารจะต้องสื่อสารให้พนักงานเข้าใจถึงความจำเป็นในการใช้ระบบใหม่ และสร้างขวัญกำลังใจให้พนักงาน

ในระดับองค์กรระดับเล็กหรือกลาง จะตรงข้ามกัน คือ ไม่ได้มีลำดับชั้นในองค์กรมากนัก การสื่อสารจะทั่วถึงกว่า บ่อยครั้งที่ผู้บริหารต้องมาทำงานระดับปฏิบัติการด้วยตัวเอง จึงเข้าใจกระบวนการและความต้องการของผู้ใช้เป็นอย่างดี แต่ปัญหาคือ ไม่มีทุนหรือความรู้ความชำนาญที่จะสร้างระบบ IT ขึ้นมา จากประสบการณ์ของผมเอง แนะนำว่าให้พยายามใช้เครื่องมือ IT ที่เรารู้จักให้มากที่สุดเท่าที่ทำได้แล้วค่อยๆพัฒนาความรู้ตัวเองไป อาจจะเริ่มจาก หาโปรแกรมสำเร็จรูปที่เหมาะกับธุรกิจเรา ซึ่งถ้าเป็นโรงงานผลิตอาจจะยากสักหน่อยก็ต้องเลือกเอาบางส่วนของโปรแกรมมาประยุกต์ใช้กับงานเรา หรือถ้าบริษัทเติบโตจนมีทุนพอ ก็อาจจะจ้างโปรแกรมเมอร์มาทำเขียนโปรแกรมให้  แต่ต้องเลือกดีๆหน่อยนะครับ เพราะสักวันนึง หากใช้ไปนานๆ โปรแกรมมีปัญหา แล้วตามตัวคนเขียนโปรแกรมไม่ได้ คราวนี้เรื่องใหญ่เลย  จะจ้างคนอื่นก็ลำบากเพราะการมาแก้ปัญหาในโค้ดที่ตัวเองไม่ได้ทำตั้งแต่ต้น ไม่ค่อยมีโปรแกรมเมอร์คนไหนอยากจะทำครับ

การนำระบบใหม่มาใช้ แน่นอนว่า ในระยะแรกต้องเจอปัญหาแทบทุกวันจนอาจจะท้อ แต่นี่เป็นเรื่องปกติครับ ถ้าไม่มีปัญหาเลยจะเป็นเรื่องที่แปลกมาก เพราะฉะนั้น ในช่วงแรกจำเป็นต้องทำงานคู่ขนานกันไปก่อน ถ้าเคยทำเอกสารด้วยมือก็ต้องทำแบบเดิมไปด้วยพร้อมๆกับใช้ระบบ IT ใหม่ แล้วค่อยๆตัดขั้นตอนเดิมที่ไม่มีปัญหาออกไป เมื่อระบบใหม่สามารถใช้ได้เต็มตัวอย่างราบรื่น เมื่อนั้นแหละครับเราจะรู้สึกว่า ความลำบากวุ่นวายที่ผ่านมาตลอดนั้นคุ้มค่าเสียจริงๆ