การใช้ระบบ IT ในองค์กร

ทุกวันนี้ เราคงจะเห็นได้ว่า  ระบบ IT ถูกนำมาใช้ในทุกธุรกิจ ตั้งแต่ใหญ่มากๆจนถึงเล็กมากๆ แม้แต่ร้านค้าที่มีพนักงานแค่ 2-3 คน ก็ไม่แปลกอะไรที่จะมีคอมสักตัวสำหรับเช็คสต็อก, เปิดบิล

แน่นอนว่า ระบบ IT เข้ามาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานอย่างมหาศาล อีกทั้งยังช่วยลดความผิดพลาดของพนักงาน ยิ่งความสามารถของฮาร์ดแวร์พัฒนาสูงขึ้นเรื่อยๆ ระบบ IT ก็พัฒนาตามขึ้นไป

อย่างไรก็ตาม ในบางครั้งการนำระบบ IT เข้ามาใช้ก็อาจจะทำให้เกิดหายนะได้เช่นกัน เช่น ในกรณีของ ธนาคาร JP Morgan ในสหรัฐ เมื่อปี 2012 เมื่อระบบ  IT ใหม่ที่ตั้งใจออกแบบมาเพื่อช่วยในการวิเคราะห์ความเสี่ยงทำงานผิดพลาด ส่งผลให้ธนาคารสูญเสียถึง 6,000 ล้านเหรียญสหรัฐ

เช่นนั้นแล้ว เราจะป้องกันหายนะจากการนำระบบ IT ใหม่เข้ามาใช้ได้อย่างไร?

งานวิจัยในปี 2005 ของ Lancaster University ประเทศอังกฤษ  ชี้ให้เห็นว่า โอกาสที่ระบบ IT ใหม่จะประสบความสำเร็จนั้นในองค์กรขนาดใหญ่นั้น ขึ้นอยู่กับความชัดเจนในเป้าหมายที่ต้องการของผู้บริหาร ความเข้าใจอย่างถ่องแท้ในเป้าหมายที่ต้องการจะทำให้ผู้ออกแบบโปรแกรมสร้างโปรแกรมที่เกิดประโยชน์สูงสุดแก่ผู้ใช้งาน คุณลักษณะที่ไม่จำเป็นรังแต่จะเพิ่มค่าใช้จ่ายให้กับโปรเจกต์ และทำให้ระบบใช้งานได้น้อยลง

ทางด้านเทคนิค ในส่วนของความสามารถและคุณลักษณะต่างๆของโปรแกรมนั้น ปัจจุบันนี้มีเครื่องมือมากมายที่เข้ามาช่วยเหล่าโปรแกรมเมอร์ให้งานเขียนโปรแกรมง่ายขึ้น แต่ปัจจัยที่สำคัญที่สุดคือ ความเข้าใจและการสื่อสารกันภายในองค์กรระหว่างผู้ใช้งานไปจนถึงผู้บริหารระดับบน ผู้ใช้งานระดับปฏิบัติการจะต้องเข้าใจว่า ทำไมถึงจำเป็นต้องใช้ระบบ IT ใหม่นี้ ต้องเข้าใจในประโยชน์ที่ได้รับ และ ตัวพนักงานต้องได้รับการฝึกอบรมการใช้งานที่มากพอ รวมไปถึงสามารถให้ความเห็น จุดบกพร่องต่างๆ เพื่อนำไปพัฒนาปรับปรุงแก้ไข

ในบางองค์กร ความล้มเหลวในการใช้ระบบเกิดจากการต่อต้านการเปลี่ยนแปลงของพนักงาน ซึ่งอาจจะเนื่องมาจากพนักงานกลัวจะสูญเสียความสำคัญไป หรือกลัวจะตกงาน ซึ่งในส่วนนี้ ผู้บริหารจะต้องสื่อสารให้พนักงานเข้าใจถึงความจำเป็นในการใช้ระบบใหม่ และสร้างขวัญกำลังใจให้พนักงาน

ในระดับองค์กรระดับเล็กหรือกลาง จะตรงข้ามกัน คือ ไม่ได้มีลำดับชั้นในองค์กรมากนัก การสื่อสารจะทั่วถึงกว่า บ่อยครั้งที่ผู้บริหารต้องมาทำงานระดับปฏิบัติการด้วยตัวเอง จึงเข้าใจกระบวนการและความต้องการของผู้ใช้เป็นอย่างดี แต่ปัญหาคือ ไม่มีทุนหรือความรู้ความชำนาญที่จะสร้างระบบ IT ขึ้นมา จากประสบการณ์ของผมเอง แนะนำว่าให้พยายามใช้เครื่องมือ IT ที่เรารู้จักให้มากที่สุดเท่าที่ทำได้แล้วค่อยๆพัฒนาความรู้ตัวเองไป อาจจะเริ่มจาก หาโปรแกรมสำเร็จรูปที่เหมาะกับธุรกิจเรา ซึ่งถ้าเป็นโรงงานผลิตอาจจะยากสักหน่อยก็ต้องเลือกเอาบางส่วนของโปรแกรมมาประยุกต์ใช้กับงานเรา หรือถ้าบริษัทเติบโตจนมีทุนพอ ก็อาจจะจ้างโปรแกรมเมอร์มาทำเขียนโปรแกรมให้  แต่ต้องเลือกดีๆหน่อยนะครับ เพราะสักวันนึง หากใช้ไปนานๆ โปรแกรมมีปัญหา แล้วตามตัวคนเขียนโปรแกรมไม่ได้ คราวนี้เรื่องใหญ่เลย  จะจ้างคนอื่นก็ลำบากเพราะการมาแก้ปัญหาในโค้ดที่ตัวเองไม่ได้ทำตั้งแต่ต้น ไม่ค่อยมีโปรแกรมเมอร์คนไหนอยากจะทำครับ

การนำระบบใหม่มาใช้ แน่นอนว่า ในระยะแรกต้องเจอปัญหาแทบทุกวันจนอาจจะท้อ แต่นี่เป็นเรื่องปกติครับ ถ้าไม่มีปัญหาเลยจะเป็นเรื่องที่แปลกมาก เพราะฉะนั้น ในช่วงแรกจำเป็นต้องทำงานคู่ขนานกันไปก่อน ถ้าเคยทำเอกสารด้วยมือก็ต้องทำแบบเดิมไปด้วยพร้อมๆกับใช้ระบบ IT ใหม่ แล้วค่อยๆตัดขั้นตอนเดิมที่ไม่มีปัญหาออกไป เมื่อระบบใหม่สามารถใช้ได้เต็มตัวอย่างราบรื่น เมื่อนั้นแหละครับเราจะรู้สึกว่า ความลำบากวุ่นวายที่ผ่านมาตลอดนั้นคุ้มค่าเสียจริงๆ


ดร. อภิชาติ ชยานุภัทร์กุล

บจก. พีแอนด์เอส สเตนเลสสตีลเซ็นเตอร์

ตีพิมพ์ในวารสารเพื่อนสเตนเลสปีที่9 ฉบับที่10/ตุลสคม 2557

 

 

 

 

 

 

 




บทความจากวารสารเพื่อนสเตนเลส

Give and Take
อลูมิเนียม
Big Data Analytics
Win – Win
ธุรกิจเพื่อผู้สูงอายุ
จริยธรรมในธุรกิจ
Infographics
เดินประชุม
Internet of Things (IoT)
โฟกัสกลุ่มเป้าหมาย article
ศรัทธากับความจริง
โลกสมัยใหม่กับพ่อค้าคนกลาง
รถยนต์จากบริษัท IT
พลังแห่งการลืม
AND THIS TOO SHALL PASS
Coworking Space
SMALL IS BEAUTIFUL
เซกานิก เอฟเฟค
เยี่ยมชมโรงงานที่ญี่ปุ่น
ปัจจัยที่ส่งผลต่อราคาสเตนเลส
Sheet Metal Exhibitions
เทคโนโลยีที่ล้มเหลว
ไมอีลิน
Frank Gehry กับงานสถาปัตยกรรมสเตนเลส
พัฒนาการของ Metal 3D printer
ความเป็นเยอรมัน
Folding Machine article
ความไร้เหตุผลของความเห็นอกเห็นใจ article
EoS กับ Tesla
Human Error
Cross Industry Learning
YAG Laser
3D Printer article
เครื่องตัดไฟเบอร์เลเซอร์กำลังมา article
ใช้สเตนเลสให้เกิดประโยชน์สูงสุด article
เศรษฐกิจไทย 2556 article
พฤติกรรมที่ไม่มีเหตุมีผล
การประมวลผลแบบกลุ่มเมฆ article
Tablet กับการใช้งานในองค์กร article
ทำสีให้สเตนเลส
เศรษฐศาสตร์กับโอลิมปิค
ปรับตัวเพื่ออยู่รอด article
เมื่ออาเซียนเปิดตลาดเสรี article
ความสำเร็จของ Google article
เครื่องพับโลหะแผ่น article
2012: 100 ปี สเตนเลส article
กฎหมายของเขา/ของเรา article
Income gap, Moral gap article
127 hours article
GDP กับ GNH article
คิดให้ดีก่อนทำการตลาด article
300 บาท เพื่อไทย เพื่อใคร? article
การจัดเรียงชิ้นงานในการตัดแผ่นโลหะ article
เลเซอร์มาร์ค article
เครื่องตัดเลเซอร์ทำอะไรได้บ้าง? article
เรื่องเล่าดีๆ " จากญี่ปุ่น" ในวันแผ่นดินไหว article
ซื้อขายแบบตลาดซึกิจิ article
ควันหลงจากโศกนาฎกรรม article
แปลกแยก หรือ แตกต่าง? article
สเตนเลสดูเพล็กซ์กับตลาดยุโรป
ใช้สเตนเลสเกรดไหนดี?
ผิวสเตนเลสแผ่น
Size NB ของท่อสเตนเลส
คุณทราบไหมว่า...?
ทำไมแม่เหล็กดูดติด
ทฤษฎีเกม
Mind Map
งานเลเซอร์เหมาะกับงานลักษณะไหนบ้าง
Laser cutting's FAQ
ทฤษฎีโลกเล็ก
การตลาดทางอินเตอร์เน็ต
การตัดสินใจภายใต้ความเสี่ยง
High-density plasma
เครื่องตัดเลเซอร์ มาร์คได้หรือไม่
ไดอะแกรมของเหตุและผล
ทำรายงานแบบง่ายๆด้วย Pivot Table
จดหมายจากผู้อ่าน
อัตตาและหน้าที่
การจัดความสำคัญของวัสดุคงคลัง
80/20
EOQ
PERT CHART
งานพับสเตนเลส
ความจริง (ครึ่งเดียว) ที่อันตราย
ผมคิดราคาค่าตัดเลเซอร์ยังไง
1 ปีที่ผ่านไป
Punching+Laser Combination
งานตัดWaterjet
งาน Punching
งานตัดเลเซอร์
ISO9001:2000
งานตัดพลาสมา
ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับงานโลหะแผ่น article