มีทฤษฎีที่น่าสนใจอยู่เรื่องหนึ่ง ซึ่งผมได้ลองศึกษาดูแล้วนำมาใช้กับการดำเนินงานและเรื่องราวๆต่างที่พบเห็น แล้วพบว่า เป็นตัวเลขที่น่าสนใจทีเดียวครับ ทฤษฎีนี้ชื่อว่า กฎ 80/20 นักวิชาการผู้คิดค้นหลักการนี้เป็นชาวอิตาลี ชื่อ Vilfredo Pareto ซึ่งเค้าได้ทำการศึกษาเมื่อปี ค.ศ. 1906 ก็เป็นเวลากว่า 100 ปีมาแล้วนะครับ ต่อมาก็ได้พัฒนาเป็นเครื่องมือการบริหารจัดการอย่างหนึ่งในทางวิศวกรรม เรียกว่า Pareto’s Diagram กฎ 80/20 นั้นจะเกี่ยวกับ ปรากฎการณ์ของความไม่สมดุลของสิ่งต่างๆในโลกใบนี้ จุดเริ่มต้นนั้นมาจาก Pareto ได้ลองตั้งข้อสังเกต เกี่ยวกับความสัมพันธ์ของความมั่งคั่งกับจำนวนประชากรในอิตาลี และพบว่า ร้อยละ 80 ของรายได้ทั้งหมดของประเทศ ไปตกอยู่ที่ ร้อยละ 20 ของจำนวนประชากรทั้งหมด และยังพบว่า สัดส่วนลักษณะนี้ก็เกิดขึ้นในประเทศอื่นๆเช่นกัน จึงตั้งชื่อว่า Pareto Principle หรือ กฎ 80/20  ตัวอย่างที่อาจจะฟังดูใกล้ตัวสักหน่อยก็เช่น  ในคลังสินค้าต่างๆ มูลค่าสินค้าที่เคลื่อนย้ายออกบ่อย 20% แรก จะมีมูลค่ารวมกันถึง 80% ของมูลค่าสินค้าทั้งหมดในคลังสินค้า

ผมลองดูข้อมูลในบริษัทผมเอง ก็พบว่า หลายๆสิ่งที่เกิดขึ้นก็เป็นไปในลักษณะใกล้เคียงกับกฎ 80/20 นี้ เช่น ยอดขาย 80% มาจากจำนวนลูกค้าประมาณ 20%, จำนวนของเสีย 80% มาจากจำนวนสาเหตุประมาณ 20% เป็นต้น ซึ่งก็อาจจะไม่ใช่ 80/20 เป๊ะๆ แต่ก็เรียกว่า ใกล้เคียงทีเดียว อันที่จริง ตัวเลข 80 และ 20 นี้ เป็นเปอร์เซ็นต์ที่มาจากข้อมูลคนละชุด จึงไม่จำเป็นที่ต้องรวมกันแล้วได้ 100 อาจจะเป็น 80/30, 70/25 หรืออาจจะเป็น 90/10 ก็เป็นได้ แต่จุดที่น่าสนใจคือ ความจริงที่ว่า เปอร์เซ็นต์ส่วนใหญ่ของสิ่งต่างๆที่เกิดขึ้น (output) มาจากเปอร์เซ็นต์ส่วนน้อยของสิ่งที่ให้กำเนิดมัน (input) ถามว่า ข้อมูลตรงนี้มีประโยชน์อย่างไร? คำตอบคือ ความสัมพันธ์เหล่านี้สามารถช่วยให้เราดำเนินการตัดสินใจในการบริหารงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้นครับ  ตัวอย่างที่เป็นรูปธรรมเช่น ในปี 1963 บริษัท IBM สำรวจพบว่าร้อยละ 80 ของเวลาและทรัพยากรในการทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์ทั้งหมดจะเป็นการใช้งานจากโค้ดของ Operating System เพียงร้อยละ 20 เท่านั้น ดังนั้น IBM จึงได้ปรับปรุงซอฟต์แวร์ให้ใช้ประโยชน์จากส่วนร้อยละ 20 นี้ให้มากขึ้น ทำให้ส่วนนี้สามารถถูกใช้งานได้อย่างสะดวกและง่ายขึ้น

ในทางวิศวกรรมนั้น มีการนำกฎ 80/20 นี้มาประยุกต์ใช้ เรียกว่า Pareto’s Diagram คือ การศึกษาข้อมูลสองกลุ่มแล้วดูความสัมพันธ์ที่เกิดขึ้น ที่ใช้กันมากก็คือ จำนวนของเสียกับจำนวนสาเหตุของเสีย  โดยนำข้อมูลของเสียที่ช่วงเวลาหนึ่ง แล้วเอาจำนวนของเสียเป็นแกน y และ สาเหตุของเสียเป็นแกน x โดยมากจะพบว่า จำนวนของเสียส่วนมากมาจากสาเหตุไม่กี่สาเหตุ ซึ่งแสดงให้เห็นว่า เราควรจะทุ่มทรัพยากรลงไปในการแก้ไขสาเหตุไม่กี่สาเหตุนี้ที่ทำให้เกิดเปอร์เซ็นต์ส่วนใหญ่ของจำนวนของเสียทั้งหมด แทนที่จะสูญเสียทรัพยากรไปในส่วนอื่นๆซึ่งแท้จริงแล้วไม่มีผลต่อจำนวนของเสียทั้งหมดมากนัก

ในปี 1949  George K. Zipf นักสังคมวิทยาแห่งมหาวิทยาลัยฮาร์วาร์ด ได้นำกฎของ Pareto มาประยุกต์ และเรียกว่า กฎของการออกแรงน้อยที่สุด (Principle of Least Effort) และต่อมาได้นำแนวคิดนี้ไปใช้กันอย่างแพร่หลายในการค้นหาข้อมูลในห้องสมุด นอกจากนั้นวิศวกรอเมริกันชื่อ Joseph Juran ผลักดันให้เกิดสิ่งที่เรียกว่า Quality Revolution ระหว่าง 1950 – 1990 โดยเริ่มกระบวนการพัฒนาคุณภาพสินค้าให้ญี่ปุ่น ในปี 1953 ต่อมาได้พัฒนากลายเป็นแนวคิดของ Total Quality Control และ Six Sigma ในเวลาต่อมา

            กฎนี้ยังสามารถเอาไปประยุกต์ใช้กับสิ่งต่างๆในชีวิตประจำวัน เหมือนเป็นหลักที่คอยเตือนให้เราทำสิ่งที่ทำให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุดจากทรัพยากรที่มีอยู่ เวลาหนึ่งวันของเรานั้นมีจำกัด พลังงานของเรานั้นมีจำกัด มันควรจะถูกนำมาใช้ให้เกิดประโยชน์ที่สุด และมันควรจะถูกใช้ไปกับเจ้า 20% ที่มีความหมายที่สุดของสิ่งที่เราทำทั้งหมดครับ คำถามสำคัญคือ สำหรับตัวเราเองแล้ว อะไรคือ 20% นั้นที่ทำให้เกิดผล 80% ถ้ามีโอกาส ลองสำรวจตัวเองดูละกันนะครับ ฉบับนี้ก็ขอลาไปก่อน สวัสดีครับ   

อ้างอิง http://www.vcharkarn.com โดย ดร. วรัญญู สุจิวรพันธ์พงศ์ 

http://management.about.com/cs/generalmanagement/a/Pareto081202.htm