ฉบับนี้ขอเขียนบทความเกี่ยวกับทฤษฎีด้านการบริหารจัดการอีกสักฉบับนะครับ ซึ่งก็จะเป็นเรื่องของการจัดการพัสดุคงคลังในส่วนของการสั่งซื้อ ในการดำเนินธุรกิจนั้น พัสดุคงคลังเป็นเรื่องที่สำคัญมาก ทั้งในธุรกิจซื้อมา-ขายไป และ ธุรกิจการผลิต หากเรามีพัสดุคงคลังน้อยก็จะไม่เพียงพอที่จะตอบสนองความต้องการของลูกค้า หรือ นำไปใช้เพื่อการผลิต ในขณะเดียวกัน หากมีพัสดุคงคลังมากเกินไป ก็จะทำให้ทุนจม, เปลืองเนื้อที่จัดเก็บ และ สำหรับพัสดุบางประเภทก็อาจเสื่อมสภาพไปตามเวลา เช่นพวกเคมีภัณฑ์ หรือ วัตถุดิบบางประเภท คำถามคือ ถ้าเช่นนั้นเราควรจะเก็บเท่าไหร่ และ สั่งซื้อเมื่อไหร่ เพื่อให้เกิดค่าใช้จ่ายน้อยที่สุด

ค่าใช้จ่ายในการบริหารพัสดุคงคลังนั้นแบ่งเป็น 2 ประเภทใหญ่ๆ คือ

1. ค่าใช้จ่ายที่แปรผันตามจำนวนครั้งของการสั่งซื้อ คือ ค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่ต้องเสียในกระบวนการสั่งซื้อแต่ละครั้ง เช่น ค่าใช้จ่ายในการติดต่อ/ติดตามการสั่งซื้อ, การขนส่ง, การจัดการด้านบัญชี/เอกสาร
2. ค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษาพัสดุ ประกอบด้วย ค่าเช่าสถานที่, ค่าเสื่อมคุณภาพ, ค่าดอกเบี้ยในทุนที่จมไป, ค่าใช้จ่ายในการควบคุมสภาวะการเก็บ เช่น อุณหภูมิ/ความชื้น ค่าใช้จ่ายในส่วนนี้จะแปรผันตามจำนวนพัสดุที่เก็บไว้

 เราจะสังเกตเห็นได้ว่า ค่าใช้จ่ายทั้งสองประเภทนี้จะสวนทางกันอยู่ คือ หากเราสั่งซื้อบ่อยๆ ก็จะทำให้เราสามารถเก็บพัสดุน้อยลง หรือพูดอีกอย่างหนึ่งคือ เราต้องเสียค่าใช้จ่ายในข้อ 1. มาก แต่จะเสียค่าเก็บรักษาน้อย แต่หากเราเก็บรักษาพัสดุมาก ก็จะทำให้เสียค่าใช้จ่ายในการสั่งซื้อน้อย แต่เสียค่าเก็บรักษามาก การหาขนาดที่ประหยัดในการสั่งซื้อแต่ละครั้ง (Economic Order Quantity) คือการใช้แบบจำลองทางคณิตศาสตร์เข้าช่วยเพื่อให้เราหาปริมาณสั่งซื้อที่ทำให้เสียค่าใช้จ่ายรวมน้อยที่สุด